Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.

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El acceso y recuperación de información es el último componente clave de la gestión documental. Consiste en proporcionar a los usuarios autorizados la capacidad de buscar, acceder y recuperar rápidamente los documentos que necesitan. Esto puede lograrse mediante la implementación de interfaces de usuario intuitivas y funciones de búsqueda avanzada que permitan a los usuarios encontrar documentos utilizando palabras clave, fechas o criterios específicos.

Su potente editor en línea, altamente suitable con formatos de documentos de Microsoft y el reproductor de archivos multimedia multiformato.

La seguridad de la información es una preocupación primordial para cualquier organización. Un DMS proporciona múltiples capas de seguridad para proteger los documentos sensibles:

Garantizar que el individual pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real.

Pérdida de documentos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la pérdida o extravío de documentos importantes.

Colaboración eficiente: Las funciones de trabajo en equipo agilizan proyectos y mejoran la comunicación interna.

Management Gestión Documental de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para garantizar la protección de los datos empresariales.

Acceso siempre disponible: Documentos alojados en un archivador central en servidores distribuidos. Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores de la pink en la nube se encargan de gestionar la carga.

Un sistema de gestión documental almacena y organiza toda la información proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicación central. La empresa decidirá qué empleados pueden tener acceso

Además, al establecer flujos de trabajo automatizados y alertas para recordatorios de tareas, se optimizan los procesos internos, minimizando los errores y maximizando el tiempo productivo del own. Esto permite una mejor colaboración entre equipos y una respuesta más ágil a las demandas del mercado.

Los DMS on-premise son sistemas instalados y gestionados en los servidores locales de la organización. Este enfoque también tiene sus propias ventajas y desventajas:

Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.